سجلات الفرقة

زائر

سجلات الفرقة

السجلات بشكل عام لأية مؤسسة هي المرآة التي تعكس صورة الأداء الإداري و المالي المنظم ، إن كان حسنا أو سيئا ، فتنظيم السجلات بشكل مرتب و جيد يعكس حسن الأداء الإداري ، و يعطي نتائج ايجابية ، و الفرقة الكشفية هي مؤسسة بحد ذاتها ، لأنها تتعلق بتنظيم أمور مجموعة من الأفراد من النواحي الإدارية و المالية و الفنية .
و عليه فإن يتوجب على قائد الفرقة و مجلسها أن يقوم بتنظيم السجلات المطلوبة لتنظيم شؤون فرقته و أفرادها ، لذا فإن الفرقة بحاجة إلى السجلات الآتية : ـ

سجلات الفرقة : و هو سجل خاص بالأفراد ، حيث تخصص صفحة مستقلة لكل فرد من أفراد الفرقة يبين فيها اسمه و تاريخ ميلاده و مكان ولادته و جنسيته و ولي أمره و عنوانه وفصيلة دمه ، و تاريخ التحاقه بالفرقة واسم الطليعة التي ينتمي إليها ، و مرتبته الكشفية و تاريخ حصوله عليها و هواياته الشخصية .

السجل الشخصي للأفراد : يسجل في اسم الكشاف و تاريخ ميلاده و عنوانه و مرتبته الكشفية و الطليعة التابع لها وفصيلة دمه ، ثم يسطر بشكل خانات لتسجيل نتائج الاختبارات التي اجتازها في كل درجة من درجات مرحلته و تاريخ الاختبار و توقيع الممتحن و الدراسات و المخيمات و الندوات التي شارك فيها... إلخ .
سجل الاجتماعات : و يقسم إلى قسمين : ـ
قسم يدون فيه اجتماعات الفرقة و تواريخها و وقائعها و قراراتها ، و القسم الآخر من السجل يدون فيه اجتماعات مجلس الفرقة و أرقامها و تواريخها و وقائعها و قراراتها .

سجل الأنشطة العامة : ويدون فيه كل نشاط تقوم به الفرقة من خدمات تطوعية - حفلات سمر - مخيمات - الرحلات بأنواعها ، أو أية أنشطة أخرى تقوم بها الفرقة مع ذكر تاريخها و أسماء المشاركين و نوعية النشاط و موجز مختصر يتضمن أهم وقائعها ولا مانع من تضمين ذلك بعض الصور إن وجدت .

سجل العهدة : و يسجل فيه كافة ممتلكات الفرقة من خيام ، أخشاب ، عصي ، حبال ، أواني طبخ ، أعلام ، بلط ، بوصلات ، مصابيح ، مطارق ، أدوات عمل ، أو أية أدوات للفرقة مع بيان نوعها و عددها و تاريخ شراءها أو تاريخ حصول الفرقة عليها ، و يسجل فيه حركة العمل فيها و الاستلام و التسليم لكل عمل أو نشاط .

سجل المكتبة : و يسجل فيه الكتب و النشرات التي ترد للفرقة ويدون فيه أيضا اسم الكتاب أو النشرة و مكان الطبع واسم الناشر و اسم المؤلف و تاريخ الطباعة و حركة الاستلام و التسليم .

السجلات المالية : يجب أن تحتفظ الفرقة و من خلال أمين الصندوق و تحت إشراف قائد الفرقة و مجلسها بسجلات مالية تبين الأموال النقدية التي وردت للفرقة من رسوم اشتراكات أو رسوم انتساب أو تبرعات أو ريع أنشطة و تكتب القيمة بالأرقام و الحروف وأن يحافظ عليها خالية من الشطب و يذكر فيها تاريخ القبض و جهته كما يحتفظ بسجل يبين المصروفات و كيفية صرفها و قيمتها بالأرقام و الحروف و تاريخ الصرف و جهته و توقيع المستلم .

سجل الانتساب : و هو عبارة عن ملف لحفظ طلبات انتساب الأفراد .

سجل المراسلات الوارد : لحفظ الرسائل و المكاتبات التي ترد إلى الفرقة من أية جهة خارجية أو داخلية .

سجل المراسلات الصادر : لحفظ الرسائل و المكاتبات التي تصدر عن الفرقة لأية جهة سواء كانت خارجية أو داخلية .

سجل الطلائع : و تحتفظ كل طليعة بسجل تدون فيه اجتماعاتها و أنشطتها و تفصيلاتها كاملة ، وتكون هذه السجلات تحت إشراف عرفاء الطلائع و تحتفظ في أركانها تحت إشراف و متابعة العريف الأول .
و قد تحتاج الفرقة إلى سجلات أخرى تنظمها وفقا لحاجتها و تنظيمها الإداري .

موضوع: رد: سجلات الفرقة الأحد مايو 18, 2008 3:47 pm

سجلات هامة و ضرورية و معلومات مفيدة شكرا قائد سأقوم بتدوين جميع السجلات حتى لا أنسى اسم أحد منهم حتى يكونو في حوزتي داخل المخيم هاهاها

» الفرقة النحاسية
» الفرقة الموسيقية